広報担当者・ＰＲパーソンのための社内情報が広報に集まる仕組みのつくり方①
- PRコンサルタント講座検定・講座
広報に社内の情報が集まる仕組みのつくり方（１）
広報担当者にとって、社内の情報がなかなか集まらないというのは悩みのタネの1つだと思います。
各部署の担当者に
「発信できる情報があったら知らせてください！」
と告知してもなかなか集まってこないことも多いでしょう。
そこで、いかに広報素材が広報担当者のもとに集まってくるようにできるか？
以下に有効な方法を上げてみました。
①各部署に情報提供者を育てる
社内の各部署に広報への情報を提供者を決めます。
その上で、定期的に広報が担当者に情報の発信基準や情報提供のタイミング伝達方法などの研修を行います。
また、広報への情報提供は決まったフォーマット等のシートを準備しておき、書き方なども伝えておきます。
情報提供の方法は、必ず書面でお願いします。
電話など口頭での伝達では内容がきちんと伝わらなかったり、誤解したりすることもあります。
社外に発信する情報の前提となる社内情報に間違いがあるのは絶対にＮＧなので気をつけたいとろこです。
さらに慣れてくれば、担当部署の情報提供者にプレスリリースの原案を書いてもらうことも可能です。
担当者が書いたプレスリリースのいいところは、商品などへの想いや熱意などがこもっていることが多いことです。
広報担当者はそれを踏まえてリライトすることで、メディアの担当者を動かすよいリリースになることも多いです。
広報に社内の情報が集まる仕組みのつくり方（２）
広報素材が広報担当者のもとに集まってくる有効な方法の２つ目は以下になります。
②社内広報ミーティングの実施
社内の各部署に広報への情報提供者を決めたら、定期的に担当者集めて広報から提供してもらいたい情報の基準や事例などを伝えます。
また、各部署の情報発信の時期をこの場で調整することも可能です。
実際の報道成功事例などを共有することで、各担当者のモチベーションを上げることもできます。
さらに、メディアの担当者を招いて広報・ＰＲへの意識やスキルを学んでもらう機会をつくり、広報マインドを植え付けていくのもいいでしょう。
③各部署のミーティングに参加する
各部署で実施されるミーティングなどに、オブザーバーとして参加することも有効です。
ここで各事業部の実際の活動や今後の展開などを把握することができ、現場の最新の動きを知ることができます。
またこの場を借りて、広報から情報提供の依頼や報道の成功事例などを紹介することで、広報への協力体制をつくることもできます。
