広報担当者・ＰＲパーソンのための社内情報が広報に集まる仕組みのつくり方②
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広報に社内の情報が集まる仕組みのつくり方（３）
広報素材が広報担当者のもとに集まってくるその他の方法としては以下のものが上がられます。
④社内のウェブグループなどに入れてもらう
社内の他の部署にチャットやメーリングリストのグループがあったら、広報として参加させてもらうことも有効な方法のひとつです。
各部署のリアルのミーティングに参加するのと同様、現場で起こっていることが非常によくわかり、メディアへの情報提供素材としても活用できます。
また、メディアから取材先を紹介してもらいたいなどの依頼があった場合にも、グループに呼びかけることで情報提供してもらうこともできます。
⑤社内報を活用する
社内報発行している会社では、取材を目的に様々な部署の社員の人たちに話を聞くことができます。
情報の収集とともに一度顔を合わせて話を聞くことで顔見知りとなり、その後も定期的に情報のやりとりをすることで情報の収集がしやすくなります。
以上、広報担当者に社内の情報が集まってくる仕組みづくりのヒントをお伝えしました。
ところで、年間６００本のリリースを出す近畿大学では、広報担当者以外に学内の各部署に兼任広報が約１４０人もいるそうです。
広報担当者がこれらの兼任広報者向けに定期的に研修を行い、彼らがリリースの原稿も作っているとのこと。
そのため広報担当者はリリースのリライトをするだけで済むので、これだけ大量のリリースを発信することができるのだそうです。
社内の情報がなかなか集められないというのは広報担当者の共通の悩みのひとつといえます。
でもこの近畿大学の事例のように勝手に情報が広報に集まってくるような仕組みを一度つくれればしめたものです。
そのためには、できるところから少しずつでも取り組んでいくことが必要です。
広報に社内の情報が集まる仕組みのつくり方（４）
社内の担当者に広報素材を提供してもらうにしろ、広報担当者が社内の担当者に取材する場合でも、記入もれや聞き逃しがないようにフォーマットをつくっておく必要があります。
フォーマットに記入するおもな項目は、たとえば新商品・サービスの場合以下のようなものになります。
①部署・担当者名
②商品内容（５W１Hなど）
・商品名
・発売日
・販売場所
・価格
・発売の目的
・販売数量 など
③これまでの課題
・市場背景
・問題点 など
④解決策
・開発までエピソード（苦労話）
・具体的なデータ など
⑤商品・サービスの内容や特長
できるたけ顧客やユーザーの視点で
⑥競合商品やサービス
⑦その他
・市場動向
・今後の予定や計画 など
