記者発表会の参加者を増やすコツとは？
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記者発表会は、自社の新商品やサービス、戦略や取り組みなどを知らせる絶好の機会です。
イベントの準備から当日対応、実施後のフォローまでかなりの時間と労力を要します。
ですから、１社でも多くのメディアに参加してもらい、多くの報道を獲得したいものです。
まずは、メディアへの案内状を制作して発表会への招待を行うわけですが、案内状を各メディアに送付するメドは、
大体会見日の２週間前位が一般的です。
これ以上先では、記者の予定が立たないことが多く、またこれより後では、別の予定が入ってしまったりするので
ベストタイミングと言えるでしょう。
記者を１社でも多く呼ぶには、案内状の書き方も重要です。内容を詳細に書いてしまうと、その場で記事を書かれて
しまう可能性もありますし、といって記者が興味を引くような内容がなければなかなか出席してくれません。
この辺は、広報担当者やＰＲ会社の腕の見せ所でもあるでしょう。
出欠の締め切りは大体1週間前位が妥当です。
発表する内容や重大性にもよりますが、案内状を配信した日から徐々に記者から返事が入ります。
締め切り時点で、目標人数８割程度集まっていればいいですが、返信が少ない場合はここからのフォローの連絡が
とても重要になります。
お昼前後か夕方の６時位までの記者が忙しくない時間帯を狙って電話をしましょう。
フローの状況は、チーム全体で共有しながら手分けして進めるといいと思います。
あと、参加人数を増やす裏技としては
①出席の場合のみ返信をもらうようにする（欠席連絡はいらない）
→記者の手間を減らす
②ファックス以外に電話やメールでの連絡もＯＫ
③申し込みしなくても当日ご都合がつけばどうぞ
などのコメントを案内状に記載しておくと良いようです。
