広報担当者のための危機管理（リスク対策）とメディアへの効果的な対応方法⑤
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緊急時のメディア対応のポイント
緊急時のマスコミ対応には、緊急記者会見と個別の取材対応の大きく２つに分けられ、それそれトレーニングを実施します。
①緊急記者会見
講師によるマスコミ対応の基本や注意すべき質問への回答の仕方、効果的な受け答えの方法等のポイントをレクチャーします。
その後、PR会社の社員などが模擬記者となって実際の会見を想定した演習などを行います。
内容はビデオカメラで録画し終了後にフィードバックを行います。
②個別取材対応
模擬記者とトップや役員等との間で個別の取材対応のトレーニングを行います。
インタビューを受ける際の話し方や対応方法、誤報や批判記事を避けるためのノウハウなどを学びます。
いずれにしても、危機発生時の緊急記者会見や取材対応では普段の記者発表会とは異なり厳しい質問や批判にさらされます。
メディア・トレーニングを受けずにいきなりこのような状況に直面した場合、トップが冷静な対応をすることは難しいと思われます。
トップや役員が一度メディアトレーニングを受けておくことで、緊急時のマスコミ対応の準備とスキルが飛躍的に高まるのでお勧めです。
また広報担当者は緊急記者会見を開催することを想定して、会見場の準備(社内、社外)なども行っておきたいところです。
危機発生時の対応の５ステップ
万一自社に危機が発生した場合、すぐに上司やトップに情報を伝える必要があります。
その上で危機対策本部を設置して情報の一元化をはかり情報の収集・分析を行います。
この間メディア対応が非常に重要になります。
特に緊急事態発生時には普段付き合いのある記者以外に、全国紙の社会部や週刊誌、テレビの報道記者などが取材に集まります。
この時不適切な対応を行うことで、不本意な報道が流れ会社に大きなダメージを与えることになりかねません。
そのために必要なステップとしてはおもに以下のようがあります。
＜ステップ１＞ 情報収集の一元化
今回の緊急事態に関するあらゆる情報を収集し時系列にスクラップして管理していく。
＜ステップ２＞ ポジションペーパーの作成
収集した情報を分析し第三者に対して事実関係を正しく理解してもらうためにまとめた文書を作成する。
＜ステップ３＞ 公式見解& Q&Aの準備
ポジションペーパーをもとに公式見解をまとめ、メディア向けのプレスリリースやQ&A、各官庁や団体、社内向けの公式文書などをまとめる。
＜ステップ４＞ 緊急記者会見や個別取材対応
状況に応じて記者会見を実施して一斉発表するか、メディアごとに個別に取材対応をすることを検討する。
＜ステップ５＞ ステークホルダーへの対応
顧客や取引先、社員、地域住民、監督官庁や各種団体、株主や投資家など主要なステークホルダーに対して報告書や説明文書等の配布／公開および説明などを行う。
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