広報・宣伝担当者のためのメディアキャラバンのアポの取り方とは
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メディアに訪問するためのアポイントメントの取り方
リリースの電話フォローで情報提供をしながら、その流れで訪問のアポイントを取ることもできます。
ただし、電話フォローの場合は、あくまでリリースの到着確認と追加情報の提供や情報交換などを目的に、
無理して訪問のアポイントを取ることはありません。
キャラバンのアポを取る場合、担当記者の名前がわかっている場合は、電話をして担当者につないでもらいましょう。
担当記者がわからない場合は、アプローチしたいコーナーやテーマなどを事前に調べた上で、担当者を聞いて
つないでもらいます。
まず、これまで接点のない初めての記者に訪問して情報提供したいと伝えると、
「じゃあ、資料をFAXか郵送で送ってください」
といわれることが多いと思います。
「10分でもいいのでご挨拶も兼ねてぜひ一度お伺いさせて頂きたい」
のように熱意を込めてを相手に伝え、
「まぁ短時間でいいなら」
と思ってもらえると、アポイントメントを取ることができることが多いと思います。
ただし、あまり強引になってゴリ押しすると、いやがられて電話を切られたりするので、そのあたりは相手の反応も
察しながら丁寧な対応を心がけたいものです。
さらに、記者は自社の情報のことばかりを話されても記事にしようがないので、わざわざ時間をとって会っても
時間の無駄だと思います。
つまり、提供したい情報が、社会の課題や業界の動きの中でどのような位置づけにあり、また関係しているのか。
さらに、社会性や公益性のある情報提供ができ、いかに社会や読者に役立つ情報なのかということを話すと、記者も
関心を持って会ってくれる可能性が高まります。
メディアキャラバン前に是非やっておきたい事前準備(1)
アポが取れたら、訪問までにしっかり準備をしましょう。
事前の準備としては、おもに下記の2つになります。
1.メディアの研究&記者のリサーチ
2.プロモート資料の準備
まず、1のメディア研究は非常に重要です。
媒体の編集方針や企画・特集記事等の傾向、コーナー・コラム等の内容など、過去のバックナンバーにさかのぼって
できれば半年から1年分ぐらいは見ておきたいところです。
さらに、同じコーナーの記事や番組でも担当記者が複数いることも多く、それぞれ取り上げるアングルが異なること
もあります。
そこで、各記者の署名記事を検索してチェックしておくとともに記者のプロフィールなども確認しておきましょう。
事前に媒体研究と記者の情報を把握しておくと、実際にメディアの担当者と面談したときに、自分たちのことを
よく理解してくれていると好感を与えることができ話がスムーズに進むものです。
署名記事の検索は、日経テレコンやGoogleニュースなどを利用するとよいでしょう。
