広報担当者・ＰＲパーソンのためのニュースリリース（プレスリリース）配布のポイント
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ニュースリリースの効果的な配布方法
ニュースリリースが完成したら各メディアに配布します。
配布方法としては、メール、ＦＡＸ、郵送、記者クラブへの配布、記者への直接の手渡しなどがあります。
どの方法で受け取りを希望するかは、各メディアの記者ごとによって異なるので、個別に確認をしてメディアリストに管理しておきます。
また基本的に発表と同時に自社のホームページなどにリリースの掲載をおこないます。
各方法の特徴や気をつけるポイント等は下記のようになります。
①メール
個人的に面識がある場合は最も有効。
ただし他のメールに紛れてしまうことがあるので、できるだけ到着確認の電話をしたい。
リリースはＰＤＦ化して送ること。
②ＦＡＸ
新聞社や編集部などに送る方法としては一般的な方法。
メディアのＦＡＸは1日中稼働していることが多いので、枚数が多いと迷惑。
２から３枚程度に収める。
枚数が多い場合は送付状などにご希望があれば残りは送付するなどのコメントをつけるとよい。
また他社のリリースなどに紛れることも多いので、フォローの電話はメールと同様に実施したい。
③郵送
雑誌向けに資料が多い場合や、テレビ向けにＤＶＤ等を添付する場合などには有効。
確実に届けたい場合は最も安全な方法。
また一斉発表時やニュース性を重視する場合はバイク便などを利用する。
④記者クラブ
資料配布の時に記者がいれば個別にコンタクトをする。
複数の記者クラブに配布する場合は、他の配布先クラブ名もリリースに書き加えておく。
⑤手渡し
記者にアポをとってリリースにプレスキットなどを加えて直接手渡し。
記者に直接個別コンタクトして情報提供や商品などを見せたり配布したりすることができるので最も効果的な方法とも言える。
その他気をつける点としては、メディアにリリースを送る場合、基本は1社で1部署、1人が原則です。
複数の部署に送ると社内で混乱することもあるので、他の部署へ送る場合はその旨を明記しましょう。
ニュースリリースのフォローの重要性
リリースの内容ごとに配布の方法は逐次柔軟に検討していきたいところです。
またどの方法でもリリース配布時や配布後のフォローは重要です。
リリースの内容に応じて優先順位をつけて、記者との個別のコンタクトや電話を利用したきめ細かいフォローが記事の掲載や記者との関係構築につながります。
フォローの内容としては、
・リリースの到着確認
・リリースの受け取り方法の確認
（郵送よりメールがいいなど変更希望があれば対応するなど）
・リリース内容のポイント解説
・記者の興味動向の把握
・追加情報や資料等の提供
その他変更点などがあれば逐次ヒアリングをしてメディアリストなどへ追加、修正等をおこなっておきましょう。
しばらく連絡をしていない記者やテーマにあったメディアなどを適宜選んで、無理のない範囲で実施したいところです。
中長期的に売上を拡大させていく営業活動は、営業マンが売り込まず、顧客との距離を少しずつ縮めながらみずから購入をしてもらうよう仕向けていきます。
広報担当者やＰＲパーソンもメディアとの地道で継続的なコンタクトを通して記者との距離を縮め、結果として取材機会の拡大や報道の増加につなげていくことができるのです。
