広報・宣伝担当者のためのメディア担当者との面談時に必要なＰＲの基本とは？③
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メディア担当者との面談の際に気をつけるポイントとは？
前回までは、メディアキャラバンでメディアに訪問する前に準備する内容についてお伝えしました。
事前準備をした上で、いよいよ実際にメディアへの訪問となります。
メディアへのキャラバンをおこなう最終的な目的は、取材やメディアでの報道を実現することです。
しかし、あまり意識しすぎると、強引な情報提供となったり、お願い調になったりと、メディア側も
引き気味になりがちです。
そのためよい結果に結びつきをつかないということもあります。
事前にしっかり提供資料等の準備をすることはとても大切です。
ただし、これが最終形だとは思わずに、まずはメディア側の求めている情報を直接聞くことができる
貴重な機会と捉えましょう。その上で、自社が提供したい情報をわかりやすく伝えていくことです。
前回もお話したように、メディアが求める情報は、基本的に御社の情報ではなく、社会的な価値がある、
トレンド性やニュース性がある情報です。
そのようなメディアにとってメリットのある情報を整理してきちんと伝えていく。
さらに、メディアの担当者の話をきちんと聞きながら、双方向のコミュニケーションをとるよう心から
かけていくことです。
このような対応を心がけていくことでメディアの担当者にも信頼され、この機会に限らず長い付き合い
ができる関係になっていくのです。
メディア・リレーションズに限らず、ＰＲ =パブリック・リレーションズの基本は、この双方向性と
いうのが非常に重要な要素になるので忘れないようにしましょう。
次回は、実際にメディア担当者と面談するときのステップを４つに分けて解説します。
メディア担当者との面談を効果的にすすめる４つのステップ
さて、実際にメディアの担当者と面談するときのステップとしては以下のようになります。
□ステップ1 自社の概要を説明する
持参したプレスキットなどを見せながら、自社の特長や商品・サービス、トップのプロフィール等を、
５分程度の短時間で解説します。
できるだけ図や写真など、ビジュアルで理解できる資料があると、メディア担当者にも効果的に伝わります。
□ステップ2 本題の解説を行う
最終的にメディアの露出をはかりたい内容についての説明をわかりやすくおこないます。
準備したプロモート資料を使って、担当記者の興味や関心領域を考慮しながらわかりやすく伝えていき
ましょう。
□ステップ3 取材の可能性を確認する
一通り説明が終わった後に、今回ご紹介した内容について記者の興味や関心について確認しましょう。
そして、取材の可否の確認をした上で、取材ＯＫであればセッティングを進めます。
ＮＧの場合、その理由を聞いた上で、どのようにすれば取材が可能になるのかをヒアリングします。
□ステップ4 面談後のフォロー
まず、すぐに面談のお礼メールを送りましょう。
取材ＯＫの場合は、日時や場所、撮影の有無、質問事項等の内容確認を進めます。
ＮＧの場合は、面談中にヒアリングした内容を整理した上で、今後の取材につながりそうな追加情報等
を提供しましょう。
せっかくできた貴重な面談の機会を無駄にせず、以後も、定期的に担当者の興味や関心につながりそう
な情報を継続的に提供していくことで、記者との信頼関係が構築でき、取材の獲得、メディア報道の実現
につながっていきます。
このように、1人ずつメディアの記者とは関係づくりを行い、継続的に情報提供をしていくことで、
御社のメディア資産が増えていくのです。
そして、あなた自身がメディア側から、信頼できる広報、頼りになる広報、と認識してもらえるような
地道な活動が最も重要なのです。
